Pelatihan Manajemen Unit Rekam Medis Rumah Sakit Berbasis Lean PELATIHAN MANAJEMEN UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT BERBASIS LEAN Rumah Saki...
PELATIHAN MANAJEMEN UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT BERBASIS LEAN Rumah Sakit Ibu Dan Anak Kemang Medical Care Jakarta, Jumat – Sabtu, 30-31 Januari 2015
Download Term of Reference dan Formulir Pelatihan
APA ITU LEAN?
Produktivitas dan kualitas telah menjadi tuntutan organisasi. Sebagai contoh Toyota telah mengimplementasikan metode LEAN berhasil menghemat biaya produksi hingga 25% (Zadek, 2004). Sekarang, metode lean sudah diterapkan dalam pelayanan kesehatan untuk menciptakan nilai bagi pelanggan dengan mengeliminasi pemborosan. Sudah banyak rumah sakit yang sukses menerapkan metode lean di unit rekam medis.
Pemborosan yang paling umum berhubungan dengan dokumen dan pengolahan data. Seorang staf harus memeriksa serangkaian data yang merupakan catatan medis. Proses ini dapat mencapai 5 lima hingga 36 hari. Setiap pasien rata-rata harus melalui 150 prosedur dan lebih dari 50 pergantian tanggung jawab. Begitu banyaknya prosedur ini membuat pelayanan rekam medis tidak efisien. Selain langkah yang terlalu banyak masalah yang sering ditemukan adalah buruknya komunikasi antar unit. National Health Services melaporkan penghematan 57 jam per minggu dengan cara menyiapkan berkas rekam medis pasien yang akan berobat sehari sebelumnya di ruang khusus. Efek ini juga mereduksi jarak jalan staf rekam medik hingga 30% dengan mendisain ulang layout, penandaan berkas (Nasiri, 2009).
Langkah awal dalam mengimplementasikan LEAN di unit rekam medis adalah meningkatkan produktifitas lewat penataan ruang kerja yang teratur dan menggunakan petunjuk visual (EPA, 2003). Sebagian pihak berargumen kalau kerapihan menghambat kreatifitas (Vohs, 2013). Walau demikian pekerjaan di rumah sakit menuntut tempat kerja yang bersih dan sehat. Hal ini dapat dicapai melalui manajemen visual. Manajemen visual ditujukan untuk mempercepat mengetahui adanya kesalahan (Koning, 2006) karena memungkinkan staf untuk melihat kapanpun dan menemukan adanya masalah dalam sistem (Fillingham, 2007). Visualisasi yang dimaksud adalah membuat tanda, simbol, garis, label, pewarnaan dll untuk memudahkan penyimpanan, pencarian dan pengambilan (Hines, 2008).
Tujuan utama metode lean adalah meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi dengan upaya peningkatan nilai, mempercepat waktu layanan dan meningkatkan kualitas dengan menghapus pemborosan (waste) dalam semua proses layanan rumah sakit (Boos & Frank, 2013). Lean telah diteliti dan diuji, jika dibandingkan dengan metode Total Quality Management (TQM), Metode Batch and Queue dan Metode Udvalla hasilnya cenderung lebih baik (White & Griffith, 2010).
Semua data pasien yang pernah berobat ke rumah sakit akan disimpan di berkas rekam medis. Berkas rekam medis juga merupakan bukti ontentik dari pihak rumah sakit bila terjadi perselihan antara pasien dan rumah sakit. Sehingga data rekam medis perlu disimpan dengan baik, rapi, dan cepat dalam penelusuran datanya. Keluhan yang sering terjadi adalah lamanya petugas kesehatan mencari data rekam medis, sehingga seringkali pasien tidak bisa dengan segera dilayani oleh dokter, atau petugas tidak bisa menemukan data rekam medis pada beberapa tahun ke belakang. Metode Lean akan membantu untuk mendesain ulang sistem penataan di ruang rekam medis sehingga memudahkan petugas untuk melakukan pentataan dan penelusuran ulang data rekam medis, termasuk melakukan koneksi dengan unit lainnya untuk pelayanan pada hari tersebut.
TUJUAN PELATIHAN
Setelah pelatihan ini, para peserta akan memahami dasar-dasar penggunaan instrumen lean untuk menciptakan nilai tambah (value added), mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan (waste) di unit rekam medis. Secara khusus peserta akan mampu:
• Meningkatkan kemampuan manajemen berkas rekam medis.
• Mengurangi pemborosan waktu pencarian berkas rekam medis dengan perbaikan proses (cellular flow) dan pengembangan pemetaan nilai (value stream mapping).
• Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan dengan 5-S dan manajemen visual (visual control).
• Meningkatkan efektifitas dalam pengelolaan berkas rekam medis dengan Poka Yoke.
MANFAAT PELATIHAN
Manfaat yang akan dirasakan secara langsung setelah mengikuti dan menerapkan Metode Lean:
A. Rumah Sakit
• Menciptakan budaya keteraturan dan kerapihan.
• Meningkatkan pemanfaatan ruang karena lebih tertata rapih sehingga mempercepat waktu kerja.
• Memastikan berkas rekam medis mudah dan cepat ditemukan.
• Mengurangi pemborosan waktu akibat pencarian berkas.
B. Pasien
• Mempermudah komunikasi dokter dan pasien karena adanya catatan riwayat klinik yang lengkap.
• Mempercepat waktu tunggu pencarian berkas.
• Meningkatkan kepuasan.
METODE PELATIHAN
Metode pelatihan akan menggunakan pendekatan learning by doing – not hearing, metode pelatihan tidak hanya teori saja, namun bagaimana prakteknya di lapangan melalui simulasi dan games. Guna memberikan visualisasi dan pemahaman yang lebih nyata, peserta akan melihat secara langsung implementasi lean dari video dan kunjungan lapangan ke RSIA Kemang Medical Care yang telah menerapkan metode lean ini.
PESERTA PELATIHAN
Peserta pelatihan ini sebaiknya:
1. Direksi Rumah Sakit.
2. Manajer Pelayanan.
3. Kepala Instalasi / Unit Rekam Medis.
PENYELENGGARA DAN INSTRUKTUR
Pelatihan ini diinisiasi oleh beberapa alumni Universitas Indonesia yang memiliki visi dan misi yang sama untuk meningkatkan produktivitas sumber daya manusia dan peningkatan kualitas layanan di rumah sakit. Rumah Sakit Plus dibentuk sebagai wadah yang bergerak dalam penelitian, pelatihan, konsultasi di bidang perumahsakitan.
Narasumber yang terlibat adalah:
Heri Iswanto, SKM, MARS. Saat ini menjabat sebagai Direktur Umum RSIA KMC, dan juga aktif mengajar di FKMUI, Fikes UPN Veteran dan FKIK UIN. Beliau saat ini sedang menyelesaikan program doktoral dengan topik kajian “Lean Hospital”. Kesehariannya memimpin secara langsung dalam menerapkan Lean Hospital di RSIA KMC, serta telah mengikuti berbagai pelatihan dan contoh implementasi Lean di Thailand, Singapore, Taiwan, Philipina dan Pakistan. Dengan pengalaman beliau tersebut akan memberikan nilai lebih bagi para peserta yang tidak didapatkan dalam pelatihan Lean di tempat lain.
Purwa K. Sucahya, SKM, MSi. Sebagai peneliti senior di Pusat Penelitian Kesehatan Universitas Indonesia dan pengajar mata kuliah manajemen keuangan di FKMUI, serta pernah menjadi konsultan pada berbagai donor internasional: GIZ, AUSAID, USAID, Ford Foundation, IMPACT, UNODC dan UNDP. Beliau memiliki keahlian dalam berbagai kajian ekonomi kesehatan dan perhitungan unit cost di rumah sakit. Dengan pengalaman tersebut, tentu akan memberikan nuasa perspektif penguatan bagi para praktisi di rumah sakit.
JADWAL PELATIHAN
Secara garis besar, materi yang akan dibahas selama 2 hari adalah:
Hari 1: Memaparkan dan membahas konsep lean, konsep waste elimination, tools yang digunakan dalam implementasi lean.
Hari 2: Memahami penerapan 5S, Kaizen, Visual Management, Kanban/ Moeder Stock dan Heijunka di unit rawat jalan. Peserta juga akan melihat langsung implentasi lean di unit rekam medis RSIA KMC.
TANGGAL PENTING
• Pendaftaran Dimulai : 1 Desember s/d 27 Januari 2015
• Pendaftaran H-25 (batas akhir) : 3 Januari 2015
• Pendaftaran H-15 (batas akhir) : 13 Januari 2015
• Penutupan Pendaftaran : 27 Januari 2015
INVESTASI PELATIHAN
• Investasi pelatihan ini Rp. 4.000.000,- per peserta.
• H-25 (Diskon Rp. 1.000.000,-) Rp. 3.000.000,- per peserta
• H-10 (Diskon Rp. 400.0000,-) Rp. 3.600.000,- per peserta
Investasi pelatihan mencakup:
• Training kit berupa: tas, modul pelatihan dan alat tulis.
• Lunch dan snack.
• Membership
• Sertifikat.
Setiap peserta yang akan mengikuti pelatihan ini diwajibkan membayar biaya pendaftararan sebesar Rp 500.000.-, di luar investasi pelatihan di atas.
No Rekening : 157.00.33.8888.85
Atas Nama : PT. Samastori Indonesia
Bank Mandiri : Universitas Indonesia, Depok, Jawa Barat
SYARAT DAN KETENTUAN PELATIHAN
1. Diskon diberikan kepada peserta yang telah membayar biaya pendaftaran sesuai dengan periode waktu diskon.
2. Pelunasan investasi pelatihan paling lambat 5 hari sebelum tanggal pelaksanaan pelatihan.
3. Pelatihan ini akan dilaksanakan minimal 4 orang.
a. Bila peserta pelatihan tidak memenuhi jumlah minimal di atas, panitia akan menjadwalkan ulang.
b. Bila peserta mengundurkan diri atas penjadwalan ulang tersebut maka biaya pendaftaran dan investasi pelatihan yang telah dibayarkan akan dikembalikan 100%.
4. Bila peserta mengundurkan diri karena berbagai alasan maka dikenakan penalti sebagai berikut:
a. H-7, biaya pendaftaran hangus.
b. H-2, biaya pendaftaran hangus dan investasi pelatihan dipotong 25%.
5. Untuk menghindari point 4, penggantian peserta diperbolehkan, dengan syarat nama dan biodata peserta pengganti diberitahukan kepada pihak penyelenggara 2 hari sebelum hari pelaksanaan.
CARA PENDAFTARAN
Pendaftaran peserta dapat dilakukan dengan 3 cara sederhana, yaitu:
1. Melalui telephone langsung ke Nomer: 0857 17 200 200
2. Download melalui website: http://rumahsakitplus.com/?p=89
3. Mengirimkan formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap disertai scan bukti transfer biaya pendaftaran dan investasi ke Rumah Sakit Plus melalui email: info@rumahsakitplus.com
Pendaftaran dapat ditutup sebelum batas akhir masa pendaftaran, apabila jumlah peserta telah mencapai batas maksimal 20 peserta.
INFORMASI PELATIHAN
Apabila informasi yang tertera dalam TOR ini dirasa kurang lengkap, maka dapat menghubungi kami:
Hari Kerja: Senin-Jumat
Jam Kerja: 09.00 – 17.00
Rumah Sakti Plus
PT. SAMASTORI INDONESIA
(Business Network Group)
Jl. Sungai Sambas III No 5 Kebayoran Baru
Jakarta Selatan 12130
RENCANA KEGIATAN PELATIHAN METODE LEAN TAHUN 2014
Pelatihan metode lean pada unit-unit lain di rumah sakit dapat dilihat pada tabel 1.
TABEL 1. JADWAL KEGIATAN PELATIHAN METODE LEAN RUMAH SAKIT PLUS
| No | Tanggal | Manajemen Rumah Sakit | Lokasi |
| 1 | 30-31 Januari 2015 dan 25-26 September 2015 | Unit Rekam Medis | RSIA KMC Jakarta |
| 2 | 27-28 Februari dan 13-14 November 2015 | Unit Perawatan intensif | RSIA KMC Jakarta |
| 3 | 13-14 Februari dan 3-4 Juli 2015 | Meningkatkan kualitas dan efisiensi biaya di Rawat Inap | RSIA KMC Jakarta |
| 4 | 13-14 Maret 2015 dan 31 Juli-1 Agustus 2015 | Unit Farmasi | RSIA KMC Jakarta |
| 5 | 27-28 Maret 2015 | Unit Pemeliharaan | RSIA KMC Jakarta |
| 6 | 24-25 April dan 14-15 Agustus 2015 | Unit Kamar Operasi | RSIA KMC Jakarta |
| 7 | 8-9 May dan 9-10 Oktober 2015 | Unit Rawat Jalan | RSIA KMC Jakarta |
| 8 | 29-30 May dan 4-5 Desember 2015 | Meningkatkan kualitas dan efisiensi biaya di Farmasi | RSIA KMC Jakarta |
| 9 | 26-27 Juni dan 27-28 November 2015 | Unit Gawat Darurat | RSIA KMC Jakarta |
| 10 | 21-22 Agustus 2015 | unit Rawat Inap | RSIA KMC Jakarta |
| 11 | 18-19 Desember 2015 | Unit Laboratorium | RSIA KMC Jakarta |
| 12 | 12-15 April dan 18-21 Oktober 2015 | Study mission to Malaysia | Malaysia |
| 13 | 7-10 Juni 2015 | Study mission to Singapore | Singapore |
| 14 | 6-9 September 2015 | Study mission to Thailand | Thailand |
| 15 | 21 Februari 2015 dan 29 Agustus 2015 | Cara Mengelola area kerja untuk meningkatkan produktifitas | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 16 | 21 Maret 2015 dan 19 September 2015 | Cara mereduksi pemborosan waktu dilayanan kesehatan | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 17 | 23 May 2015 dan 31 Oktober 2015 | Cara mendorong karyawan lebih kreatif dan inovatif | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 18 | 8 Agustus dan 21 November 2015 | Cara mencegah kesalahan dengan tehnik visual | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 19 | 20 Juni dan 12 Desember 2015 | Cara memaksimalkan profit dalam mengelola logistik farmasi | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 20 | 21 Januari dan 8 Agustus 2015 | Manajemen : Marketing produk rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 21 | 7 Februari dan 7 November 2015 | Manajemen : Cara menilai dan mengelola ruangan rawat jalan | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 22 | 7 Maret dan 7 November 2015 | Manajemen : Basic seven tools for quality service | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 23 | 18 April 2015 | Manajemen : Menterjemahkan nilai pelanggan ke produk layanan | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 24 | 2 Mei dan 5 September 2015 | Manajemen : Manajemen quality assurance rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 25 | 13 Juni dan 12 Desember 2015 | Manajemen: Service excelent rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 26 | 13 Juni dan 31 Oktober 2015 | Manajemen : Cara menilai dan mengelola ruangan rawat inap | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 27 | 4 Juli dan 3 Oktober 2015 | Manajemen : Customer satisfaction | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 28 | 7 Februari dan 19 September 2015 | Keuangan : Membaca laporan keuangan rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 28 | 7 Maret dan 29 Agustus 2015 | Keuangan : Analisis keuangan dan proyeksi anggaran rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 28 | 21-22 Maret ,22-23 Agustus dan 21-22 November 2015 | Keuangan : Menghitung kelayakan & analisis sensitivitas pengadaan alat medis | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 28 | 3-4 April dan 4-5 September 2015 | Keuangan : Kalkulasi unit cost rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 28 | 18 April dan 3 Oktober 2015 | Keuangan : Manajemen kas rumah sakit | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
| 28 | 2 Mei dan 21 November 2015 | Keuangan : Akuntansi manajerial untuk pengambilan keputusan | Hotel bintang 3/4 Jakarta |
*Single Step to Faster, Better and Cheaper Hospital in as few as Five Days.
Pelatihan Manajemen Unit Rekam Medis Rumah Sakit Berbasis Lean 30-31 Januari 2015
